Trong vòng đời hoạt động của doanh nghiệp, việc thay đổi các thông tin của doanh nghiệp có thể dẫn đến việc thay đổi các nội dung đã đăng ký của các đơn vị phụ thuộc hoặc theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể thay đổi các nội dung đã đăng ký của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Đối với hầu hết các trường hợp thay đổi, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Các nội dung thay đổi phải thực hiện đăng ký
Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với:
- Thay đổi tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
- Thay đổi địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
- Thay đổi ngành, nghề kinh doanh đối với chi nhánh, địa điểm kinh doanh;
- Thay đổi nội dung hoạt động đối với văn phòng đại diện;
- Thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
- Thay đổi chi nhánh chủ quản đối với địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh;
- Thay đổi thông tin đăng ký thuế;
- Cập nhật số điện thoại, số fax, email của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
- Cập nhật địa chỉ của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh do thay đổi địa giới hành chính;
- Cập nhật thông tin của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
- Các thủ tục cần thực hiện
Mặc dù các tài liệu về nội bộ không phải tài liệu bắt buộc trong hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh, việc phát hành các tài liệu này là cần thiết.
Như đã biết, việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thuộc thẩm quyền và phải có các quyết định của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ sở hữu, Giám đốc/ Tổng Giám đốc.
Khi thay đổi các nội dung hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục nội bộ để quyết định các nội dung thay đổi này nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng theo điều lệ, quy định, quy chế nội bộ và là căn cứ để thực hiện các vấn đề có liên quan như phân công, phân nhiệm, bổ nhiệm, giải quyết chính sách người lao động (trong trường hợp thay đổi người đứng đầu)…
Các tài liệu nội bộ cần ban hành có thể gồm:
- Biên bản họp, Quyết định/ Nghị quyết về việc thay đổi: tùy loại hình doanh nghiệp và quy định tại điều lệ, quy chế, quy định nội bộ thẩm quyền thuộc về Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ sở hữu, Giám đốc/ Tổng Giám đốc;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu mới (với trường hợp thay đổi người đứng đầu);
- Sửa đổi, ban hành các tài liệu khác (nếu có).
- Thủ tục tại cơ quan Nhà nước
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt đơn vị phụ thuộc;
- Trường hợp thay đổi địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện dẫn tới việc thay đổi cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp thực hiện thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện với Cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Thời hạn thực hiện: 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
- Các vấn đề pháp lý khác
- Khắc con dấu mới: Nếu thay đổi các nội dung tại con dấu, doanh nghiệp nên khắc dấu mới để đảm bảo tính chuyên nghiệp và đồng bộ.
- Xử lý Hóa đơn (đối với chi nhánh có hóa đơn riêng): Cần làm thủ tục thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
- Cập nhật thông tin Ngân hàng & Giấy phép con:
-
- Thông báo thay đổi thông tin với Ngân hàng nơi mở tài khoản.
- Điều chỉnh các Giấy phép con (PCCC, An ninh trật tự, Vệ sinh ATTP…) cho phù hợp với địa chỉ/tên mới.
- Dịch vụ thay đổi nội dung hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của TVFLaw:
- Thông tin Khách hàng cần cung cấp
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
- Điều lệ Công ty, quy chế, quy định có liên quan;
- Danh sách thành viên Hội đồng thành viên/ Hội đồng quản trị;
- Thông tin nội dung muốn thay đổi (Địa chỉ mới, thông tin người đứng đầu mới, Ngành nghề cần bổ sung, thay đổi…).
- Kết quả Khách hàng nhận được
- Kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện/ Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh sau khi thay đổi (Bản gốc/Bản điện tử có giá trị pháp lý).
- Con dấu pháp nhân của chi nhánh/ văn phòng đại diện (nếu có).
- Bộ hồ sơ lưu.
- Nội dung dịch vụ của TVFLaw
- Tư vấn các quy đinh, thủ tục liên quan đến nội dung thay đổi;
- Tư vấn các thủ tục nội bộ liên quan đến nội dung thay đổi;
- Tư vấn các nội dung có liên quan;
- Hỗ trợ soạn thảo, rà soát các tài liệu nôi bộ, hồ sơ đăng ký thay đổi;
- Theo ủy quyền của Khách hàng, nộp hồ sơ, nộp lệ phí, nhận kết quả tại cơ quan Nhà nước;
- Liên hệ đặt dấu tròn doanh nghiệp, dấu chức danh, biển công ty cho Khách hàng (nếu được yêu cầu);
- Bàn giao kết quả cho Khách hàng.
- Q&A: Giải đáp thắc mắc thường gặp
Q1: Khi thay đổi người đứng đầu Chi nhánh, người cũ có cần phải có mặt để ký hồ sơ không?
A: Về mặt thủ tục hành chính nộp Sở KH&ĐT, hồ sơ do người đại diện theo pháp luật của Công ty mẹ ký. Tuy nhiên, trong nội bộ, cần có biên bản bàn giao công việc và chữ ký xác nhận của người cũ để tránh tranh chấp trách nhiệm quản lý sau này.
Q2: Chuyển địa điểm kinh doanh sang tỉnh khác thì làm thủ tục thay đổi hay thành lập mới?
A: Theo quy định hiện hành, ĐĐKD có thể lập khác tỉnh. Tuy nhiên, thực tế quản lý thuế cho thấy: Nếu chuyển sang tỉnh khác, doanh nghiệp nên chấm dứt ĐĐKD cũ và lập ĐĐKD mới (hoặc Chi nhánh mới) tại tỉnh đó để thuận tiện cho việc kê khai thuế và quản lý hành chính tại địa phương.
Q3: Chi nhánh đang nợ thuế thì có thay đổi người đứng đầu được không?
A: Được. Việc thay đổi người đứng đầu không bị chặn bởi lý do nợ thuế. Tuy nhiên, nếu Chi nhánh đang bị “Khóa mã số thuế” (Cưỡng chế nợ thuế), hồ sơ đăng ký kinh doanh có thể bị từ chối hoặc yêu cầu giải trình, khắc phục nợ thuế trước khi giải quyết.