Trong kinh doanh, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng gập thuận lợi. Sẽ có những thời điểm doanh nghiệp đối mặt với biến động thị trường, khó khăn tài chính, hoặc đơn giản là cần thời gian để tái cơ cấu tổ chức. Thay vì quyết định giải thể (đối với doanh nghiệp) hay chấm dứt hoạt động (đối với đơn vị phụ thuộc), pháp luật cung cấp một giải pháp linh hoạt hơn để doanh nghiệp lựa chọn: Tạm ngừng kinh doanh.
Đây được xem là “nút tạm dừng” chiến lược, giúp doanh nghiệp đóng băng các nghĩa vụ thuế và báo cáo hành chính, bảo toàn vốn để chờ đợi thời cơ quay lại thị trường.
Quy định về tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục hoạt động kinh doanh trước thời hạn
– “Tạm ngừng kinh doanh” hay “Tạm ngừng kinh doanh, hoạt động” là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đang trong thời gian tạm ngừng kinh doanh. Tạm ngừng kinh doanh không làm mất/ chấm dứt tư cách pháp lý của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Điều này khác hoàn toàn so với giải thể, chấm dứt hoạt động.
– Theo quy định hiện hành, thời hạn tạm ngừng kinh doanh của mỗi lần không được quá 12 tháng và không giới hạn số lần. Ví dụ: Doanh nghiệp có thể tạm ngừng từ 01/01 đến 31/12.
– Trường hợp doanh nghiệp thông báo tạm ngừng kinh doanh, tình trạng pháp lý của doanh nghiệp và của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp cũng sẽ được chuyển sang trạng thái “Tạm ngừng kinh doanh, hoạt động”.
– Tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo là trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thông báo hoạt động trước thời hạn đã thông báo tạm ngừng trước đó. Ví dụ: Doanh nghiệp đã thông báo tạm ngừng kinh doanh từ 01/01 đến 31/12, do thay đổi kể hoạch, doanh nghiệp muốn hoạt động trở lại từ 01/10 thì gọi là tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo.
- Một số lưu ý khi tạm ngừng kinh doanh
– Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp phải nộp đủ số thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp còn nợ; tiếp tục thanh toán các khoản nợ, hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng và người lao động, trừ trường hợp doanh nghiệp, chủ nợ, khách hàng và người lao động có thỏa thuận khác.
– Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, hoạt động:
- Doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ khai thuế đối với trường hợp tạm ngừng hoạt động, kinh doanh trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính;
- Doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động, kinh doanh không trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính thì vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế tháng, quý; hồ sơ quyết toán năm.
- Doanh nghiệp không được sử dụng hóa đơn và không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Trường hợp người nộp thuế được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hoá đơn theo quy định của pháp luật về hoá đơn thì phải nộp hồ sơ khai thuế, nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quy định.
- Người nộp thuế phải chấp hành các quyết định, thông báo của cơ quan quản lý thuế về đôn đốc thu nợ, cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế, thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật thuế và xử lý hành vi vi phạm hành chính về quản lý thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế.
– Doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động kinh doanh không phải nộp lệ phí môn bài năm tạm ngừng kinh doanh với điều kiện: văn bản xin tạm ngừng hoạt động sản xuất, kinh doanh gửi cơ quan thuế hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh trước thời hạn phải nộp lệ phí theo quy định (ngày 30/01 hàng năm) và chưa nộp lệ phí môn bài của năm xin tạm ngừng hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trường hợp không đáp ứng điều kiện trên, doanh nghiệp phải nộp lệ phí môn bài cho cả năm.
- Các bước thực hiện
3.1. Thủ tục nội bộ
Tùy vào loại hình doanh nghiệp, điều lệ công ty và các quy định nội bộ, việc tạm ngừng kinh doanh phải được thông qua, quyết định bởi: chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị. Theo đó, trước khi nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục nội bộ và thông qua và ban hành:
- Quyết định của Chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên;
- Quyết định/ Nghị quyết của Hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;
- Quyết định/ Nghị quyết của Hội đồng quản trị đối với Công ty Cổ phần.
3.2. Thủ tục tại cơ quan Nhà nước
- Doanh nghiệp có nghĩa vụ gửi hồ sơ thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đặt trụ sở chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng kinh doanh, tạm ngừng hoạt động hoặc tiếp tục kinh doanh, tiếp tục hoạt động trước thời hạn đã thông báo.
- Hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh, tiếp tục hoạt động trước thời hạn đã thông báo gồm:
- Thông báo tạm ngừng kinh doanh, tạm ngừng hoạt động/ Thông báo tiếp tục kinh doanh, tiếp tục hoạt động trước thời hạn đã thông báo.
- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc tạm ngừng kinh doanh trong trường hợp thông báo tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp.
- Dịch vụ tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh trước thời hạn tại TVFLaw
4.1. Khách hàng cần cung cấp
Khi sử dụng dịch vụ tại TVFLaw, Khách hàng chỉ cần cung cấp các thông tin được liệt kê dưới đây, trường hợp cần thiết, TVFLaw sẽ hỗ trợ, tư vấn Khách hàng thu thập, hoàn thiện, cung cấp các thông tin sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (đối với trường hợp tạm ngừng, tiếp tục kinh doanh, hoạt động trước thời hạn tương ứng);
- Điều lệ Công ty; Quy chế họp Hội đồng thành viên/ Hội đồng quản trị(nếu có).
- Danh sách thành viên Hội đồng thành viên/ Hội đồng quản trị.
- Các tài liệu, thông tin khác liên quan.
4.2. Kết quả Khách hàng nhận được
- Kết quả giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan Nhà nước có thể gồm: Giấy xác nhận về việc doanh nghiệp thông báo tạm ngừng kinh doanh hoặc Giấy xác nhận về việc chi nhánh/địa điểm kinh doanh thông báo tạm ngừng kinh doanh/Về việc văn phòng đại diện thông báo tạm ngừng hoạt động.
- Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được chuyển sang trạng thái “Tạm ngừng hoạt động” trên hệ thống Thuế và Đăng ký kinh doanh đối với trường hợp tạm ngừng hoặc trạng thái “Đang hoạt động” đối với trường hợp tiếp tục kinh doanh, hoạt động trước thời hạn đã đăng ký.
- 01 Bộ hồ sơ thay đổi để lưu.
- Biểu mẫu một số tài liệu liên quan:
- Danh sách cổ đông có quyền dự họp;
- Thông báo mời họp Hội đồng thành viên/ Hội đồng quản trị/ Đại hội đồng cổ đông;
- Các biểu mẫu khác (nếu có).
1.3. Nội dung dịch vụ của TVFLaw
- Tư vấn các quy định liên quan đến tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh, hoạt động trước thời hạn đã đăng ký; giúp khách hàng tính toán “điểm rơi” thời gian tạm ngừng để tối ưu hóa nghĩa vụ thuế nhất;
- Tư vấn quy trình nội bộ liên quan đến tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh, hoạt động trước thời hạn đã đăng ký bao gồm liên quan đến quy trình họp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, ra quyết định của chủ sở hữu…
- Tư vấn, soạn thảo, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ. TVFLaw sẽ hỗ trợ khách hàng dự thảo các tài liệu trong bộ hồ sơ.
- Theo ủy quyền của Khách hàng, nộp hồ sơ, nộp lệ phí, nhận kết quả tại cơ quan Nhà nước.
- Bàn giao kết quả cho Khách hàng.
- Hỗ trợ các biểu mẫu cơ bản có liên quan (trong trường hợp Khách hàng có yêu cầu, TVFLaw sẽ hỗ trợ biểu mẫu và hướng dẫn khách hàng hoàn thiện đối với các tài liệu nội bộ như điều lệ, sổ đăng ký cổ đông, sổ đăng ký thành viên…).
- Q&A: Giải đáp thắc mắc thường gặp
Q1: Tôi có thể tạm ngừng kinh doanh bao lâu? Có giới hạn 2 năm không?
A: Trước đây có quy định hạn chế 2 năm liên tiếp. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành (Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn thi hành), doanh nghiệp có thể tạm ngừng liên tiếp nhiều năm, miễn là mỗi lần đăng ký không quá 01 năm và phải nộp hồ sơ thông báo tiếp tục tạm ngừng trước khi thời hạn cũ kết thúc.
Q2: Trong thời gian tạm ngừng, tôi có được xuất hóa đơn thu hồi công nợ không?
A: Không. Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh, bao gồm cả việc xuất hóa đơn bán hàng/cung cấp dịch vụ. Nếu phát sinh giao dịch bắt buộc, doanh nghiệp phải làm thủ tục “Hoạt động trở lại trước thời hạn” rồi mới được xuất hóa đơn.
Q3: Tạm ngừng công ty mẹ thì Chi nhánh có phải tạm ngừng không?
A: Không tự động.
- Nếu Công ty mẹ tạm ngừng, các Chi nhánh/VPĐD/ĐĐKD không tự động tạm ngừng theo.
- Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tạm ngừng cho từng đơn vị phụ thuộc nếu muốn tất cả cùng nghỉ. Ngược lại, Công ty mẹ có thể tạm ngừng nhưng vẫn để Chi nhánh hoạt động (tùy chiến lược).