Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện & địa điểm kinh doanh

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sẽ có nhu cầu mở rộng kinh doanh ra nhiều địa điểm, nhiều tỉnh thành hoặc đơn giản là xây dựng các cửa hàng để giới thiệu sản phẩm. Bên cạn việc thành lập một pháp nhân mới (công ty con) với thủ tục phức tạp và vốn đầu tư lớn, doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập các đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.

Tùy vào nhu cầu, hoạt động kinh doanh cụ thể, mỗi mô hình đơn vị phụ thuộc sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một lựa chọn phù hợp.

1. Chi nhánh, văn phòng đại diện, đia điểm kinh doanh là gì?
   • Giống nhau

• Đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp;
• Không có tư cách pháp nhân, không có tài sản riêng, không tự mình tham gia vào các giao dịch và quan hệ pháp luật;
• Hoạt động theo phân công, ủy quyền của doanh nghiệp.
  • Khác nhau

2. Các bước thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
   • Thủ tục nội bộ

Trước khi nộp hồ sơ tới cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp phải ban hành các văn bản nội bộ hợp lệ liên quan đến việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Tùy vào loại hình doanh nghiệp, các tài liệu này có thể như sau:

• Quyết định của Chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên;
• Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;
• Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
• Quyết định của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, chủ sở hữu hoặc của Giám đốc/ Tổng Giám đốc đối với việc thành lập địa điểm kinh doanh hoặc của người đứng đầu chi nhánh đối với địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh tùy thuộc vào quy định, quy chế của công ty.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có có thể ra các quyết định về việc bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Thủ tục họp, ra quyết định được thực hiện tương ứng theo từng loại hình doanh nghiệp và điều lệ, quy chế, quy định của từng công ty.

• Thủ tục tại cơ quan Nhà nước

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt đơn vị phụ thuộc gồm các tài liệu nêu tại Mục 2.1 và Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện/ Thông báo lập địa điểm kinh doanh.

Thời han thực hiện: 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện; lập địa điểm kinh doanh.

3. Các vấn đề pháp lý khác

• Kê khai và nộp lệ phí môn bài: Các đơn vị phụ thuộc đều phải nộp lệ phí môn bài (Mức 1.000.000 VNĐ/năm). Tùy từng thời điểm, trường hợp, đơn vị phụ thuộc có thể được miễn lệ phí môn bài;
• Kê khai thuế theo hình thức đã đăng ký và phù hợp với quy định pháp luật về quản lý thuế;
• Treo biển hiệu: bắt buộc treo biển hiệu tại trụ sở. Nội dung biển hiệu phải đầy đủ thông tin theo Luật Quảng cáo để tránh bị cơ quan thuế hoặc quản lý thị trường xử phạt.

4. Dịch vụ thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại TVFLaw
   • Thông tin, tài liệu Khách hàng cần cung cấp

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh (đối với trường hợp lập địa điểm kinh doanh thuộc chi nhánh);
• Điều lệ Công ty, quy chế, quy định có liên quan;
• Danh sách thành viên Hội đồng thành viên/ Hội đồng quản trị;
• Dự kiến ngành nghề kinh doanh của chi nhánh; phạm vị hoạt động của văn phòng đại diện; hoạt động kinh doanh cụ thể của địa điểm kinh doanh (ngành nghề của chi nhánh, địa điểm kinh doanh phải thuộc phạm vi ngành, nghề của công ty);
• Thông tin người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (TVFLaw sẽ gửi Khách hàng biểu mẫu cung cấp thông tin để Khách hàng tiện thực hiện);
• Bản sao Căn cước công dân/ Căn cước/ Hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (nếu chưa có mã định danh).
  • Kết quả Khách hàng nhận được
• Kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện/ Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh (Bản gốc/Bản điện tử có giá trị pháp lý).
• Con dấu pháp nhân của chi nhánh/ văn phòng đại diện (nếu có).
• Bộ hồ sơ lưu;
• Hướng dẫn chi tiết các bước cần làm sau khi thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (nếu có).
  • Nội dung dịch vụ của TVFLaw
• Tư vấn lựa chọn loại hình đơn vị phụ thuộc phù hợp;
• Tư vấn các thủ tục nội bộ liên quan đến việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
• Tư vấn các nội dung có liên quan;
• Hỗ trợ soạn thảo, rà soát các tài liệu nôi bộ, hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
• Theo ủy quyền của Khách hàng, nộp hồ sơ, nộp lệ phí, nhận kết quả tại cơ quan Nhà nước;
• Liên hệ đặt dấu tròn doanh nghiệp, dấu chức danh, biển công ty cho Khách hàng (nếu được yêu cầu);
• Bàn giao kết quả cho Khách hàng;
• Tư vấn các công việc pháp lý cần thực hiện sau thành lập.

5. Q&A: Giải đáp thắc mắc thường gặp

Q1: Theo quy định mới năm 2025, việc nộp hồ sơ có bắt buộc qua mạng không?

A: Có. Hiện nay hầu hết các tỉnh thành đều yêu cầu nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp 100% qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, giúp giảm thiểu thời gian và tăng tính minh bạch.

Q2: Chi nhánh hạch toán phụ thuộc thì có xuất hóa đơn được không?

A: Có. Chi nhánh hạch toán phụ thuộc vẫn được sử dụng hóa đơn riêng nếu đăng ký với cơ quan thuế.

Q3: Văn phòng đại diện có phải nộp thuế không?

A: VPĐD không kinh doanh nên không nộp thuế TNDN và thuế GTGT. Tuy nhiên, VPĐD phải nộp Lệ phí môn bài và khấu trừ, nộp thay Thuế TNCN cho nhân viên.